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Quando la tua azienda offre credito in negozio a un cliente, consenti al cliente di pagare a rate. Ogni mese, è necessario fornire al cliente i dettagli del conto di credito utilizzando una fattura o un estratto conto. Se il cliente è inadempiente sul conto, è necessario informare il cliente del mancato pagamento. Una nota di addebito è una lettera che richiede il pagamento immediato, simile a una fattura. Utilizzando una nota di addebito, puoi ricordare al cliente il mancato pagamento in modo professionale.

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Calcola l'importo che il cliente deve per la merce o il servizio. Includere tutti gli interessi accumulati e le commissioni per il ritardo.

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Apri un programma di elaborazione testi, come WordPerfect o Microsoft Word. Se non stamperai la nota di addebito su carta intestata della società, allega il logo della società o inserisci il nome e l'indirizzo della società nella parte superiore del documento.

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Digita la data e il nome, l'indirizzo e il numero di conto del cliente sotto le informazioni sulla tua attività.

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Costruire l'inizio della nota di addebito. Usa un tono professionale ma educato mentre scrivi il promemoria. Utilizza qualcosa come "I nostri dati indicano che non abbiamo ricevuto il tuo pagamento di $ 250 in scadenza il 30 aprile 2012. Ci auguriamo che si tratti semplicemente di una svista e che pagherai immediatamente il saldo scaduto".

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Includere il nome, la descrizione e la quantità di articoli o servizi acquistati. Inoltre, includi il saldo del conto, la data di scadenza originale e la data di scadenza finale. Prendere nota di eventuali dettagli aggiuntivi, come gli interessi accumulati e le commissioni di mora applicate al conto.

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Scrivi la conclusione della nota di addebito. Sii comprensivo nei confronti del cliente ed esprimi una comprensione delle difficoltà finanziarie. Prendi in considerazione l'utilizzo di qualcosa di simile a "Se stai riscontrando difficoltà finanziarie, comunicacelo in modo che possiamo aiutarti a superare le circostanze sfortunate e ad aggiornare il tuo account".