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I documenti QuickBooks includono una complessa combinazione di numeri di identificazione fiscale, crediti e pagamenti, informazioni sui dipendenti, record di fornitori e clienti e dati di conti bancari. Se il tuo computer si arresta in modo anomalo, i tuoi file QuickBooks non si aprono o fai un grave errore di immissione dei dati, puoi ripristinare i tuoi file dai backup. La scelta del backup sbagliato può attivare messaggi di errore che indicano la mancanza di dati relativi ai servizi di dichiarazione e pagamento dei redditi online che utilizzi con QuickBooks.

Il messaggio di errore dei record mancanti

Se QuickBooks visualizza un messaggio di errore che indica che "nel file della tua azienda mancano uno o più record del libro paga", il messaggio indica un problema che può verificarsi se ti sei iscritto a E-pay e E-file. Ripristina i dati da un backup del tuo file aziendale QuickBooks. Il ripristino di un backup scaduto può lasciarti senza un set completo e completo di dati aziendali, attivando questo messaggio di errore relativo alla mancanza di informazioni sulla dichiarazione dei redditi e sul pagamento online. L'avviso sullo schermo non segnala alcuna interruzione nella tua capacità di utilizzare i servizi E-file o E-pay.

Opzioni di deposito elettronico

Quando ti iscrivi al programma di file elettronico dell'Internal Revenue Service, chiamato EFTPS, hai la possibilità di pagare le tasse in modo digitale, utilizzando servizi online o telefonici. Inoltre, alcuni stati accettano resi depositati elettronicamente. A partire da gennaio 2014, Georgia, Illinois, Indiana, Virginia e Wisconsin accettano anche l'archiviazione elettronica dei W-2. Negli altri 45 stati, se usi QuickBooks insieme a Microsoft Excel 2003 o successivo e ti iscrivi agli abbonamenti per buste paga migliorate di Intuit, puoi preparare W-2 in un modulo che puoi caricare nelle agenzie fiscali appropriate.

Servizio E-Pay

Oltre alla presentazione elettronica dei documenti fiscali, l'IRS e molti stati forniscono opzioni che è possibile utilizzare per effettuare pagamenti e depositi fiscali tramite metodi online e digitali. Con un abbonamento al servizio di gestione stipendi QuickBooks, puoi pianificare e versare le imposte sui salari senza utilizzare documenti cartacei. QuickBooks ti offre anche promemoria tempestivi per mantenere i tuoi pagamenti nei tempi previsti e aiutarti a evitare sanzioni per ritardi di pagamento. L'opzione Assisted Payroll include rimesse pianificate per elementi che non è possibile iscrivere a e-pay, come premi dell'assicurazione sanitaria o contributi 401 (k).

Ripristino dati QuickBooks

I file aziendali di QuickBooks contengono le informazioni e i record delle transazioni immessi per la tua azienda. Quando è necessario ripristinare un file aziendale da un backup, è possibile scegliere tra più origini, a seconda di come sono stati archiviati i dati e della versione di QuickBooks che si utilizza. È possibile accedere a Intuit Data Protect dal sottomenu Società di backup del menu File, nella sezione Stato backup della home page. QuickBooks visualizza una finestra di dialogo Ripristino completato per confermare la corretta procedura di ripristino di Data Protect. Il servizio QuickBooks Online Backup crea archivi crittografati in blocchi compressi di 5 MB a pezzo su un server controllato da Intuit. Il servizio viene eseguito da un programma con lo stesso nome a cui è possibile accedere dalla schermata o dal pulsante Start di Windows.

Come procedere

Se viene visualizzato un messaggio di errore di QuickBooks relativo ai record mancanti, controlla la completezza dei dati del tuo file aziendale e ricostruisci eventuali pagamenti elettronici mancanti che vengono visualizzati nella finestra Paga passività pianificate. Per ogni articolo mancante, crea un assegno di responsabilità, invece di un pagamento elettronico sostitutivo, per evitare duplicati di record o rimesse. Deseleziona "Da stampare" e utilizza il campo del numero di assegno per contrassegnare l'assegno di passività come pagamento elettronico.