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Per ragioni pratiche, inclusa la leggibilità, le organizzazioni più grandi in genere limitano l'organigramma alle aree funzionali di responsabilità, alla catena di comando e ai titoli delle posizioni chiave. Ma una piccola impresa può essere in grado di elencare ogni dipendente per nome e comunque adattarsi comodamente all'organigramma su un foglio di carta. Quando si elencano tutti i dipendenti, al contrario di una gerarchia organizzativa semplificata, può essere difficile produrre una copia chiara e leggibile. Risolvi questo problema seguendo le convenzioni di formattazione standard e pianificando attentamente il layout per creare un bellissimo organigramma.

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Seleziona il programma per computer che utilizzerai per creare il grafico. Molti programmi hanno modelli già pronti per gli organigrammi. Usa i modelli per creare facilmente un documento dall'aspetto professionale. Non è necessario un programma specializzato: gli organigrammi possono essere creati utilizzando software standard come Microsoft Word, PowerPoint o Visio.

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Rivedere la gerarchia organizzativa e semplificare il più possibile le relazioni di reporting. Decidi quanto in fondo alla catena elencherai per nome. In un'organizzazione più piccola potresti identificare ogni persona per nome. Se questo inizia a rendere il grafico disordinato, considera di aggiungere solo le persone chiave per nome e i gruppi di cui sono responsabili per nome di divisione o area funzionale.

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Crea una casella rettangolare per ogni elemento sul grafico. Mantieni ogni rettangolo della stessa dimensione e stile per rendere il grafico coerente e organizzato, oppure indica la gerarchia visivamente utilizzando rettangoli più grandi per funzioni o posizioni di livello superiore. Non mischiare e abbinare forme e dimensioni, altrimenti il ​​grafico apparirà disordinato e confuso.

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Decidi quali informazioni includere in ciascuna casella del grafico. Ad esempio, potresti voler elencare il titolo di lavoro formale, il nome del dipendente, i doveri o le responsabilità, il numero della posizione e le informazioni di contatto, come l'interno del telefono. In alternativa, crea grafici separati se le informazioni fanno apparire le caselle troppo affollate.

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Scegli un metodo coerente per rappresentare ogni relazione di segnalazione. Seleziona linee ininterrotte per i rapporti diretti e linee tratteggiate per i rapporti indiretti. Evidenzia le relazioni peer-to-peer con linee orizzontali tra ogni riquadro. Evita più linee tra ogni casella, così come linee diagonali o ondulate. Una pagina complicata con troppe righe è segno che è necessario condensare il grafico o creare grafici separati per determinate divisioni o relazioni interne.

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Formatta il grafico in modo appropriato. Usa un semplice carattere aziendale in una dimensione leggibile. Non esagerare con i colori, le ombre e le evidenziazioni: un grafico in bianco e nero è più facile da vedere. Evita grafici sbilanciati e irregolari. Invece, formatta le scatole in modo che siano bilanciate e centrate sulla carta.