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Il budget a base zero è un modo alternativo di creare un budget. A differenza del budget incrementale, in cui gli importi in dollari vengono aggiunti o sottratti dai numeri del budget dell'anno precedente, il budget a base zero inizia tutte le spese da zero. Invece di giustificare semplicemente le modifiche a una voce, i responsabili del budget devono giustificare tutte le spese.

Documentazione

Il budget a base zero richiede scartoffie per giustificare l'inclusione di ogni elemento che va in un budget. Inoltre, il manager che prepara il budget deve preparare la documentazione classificando ogni voce di budget in base alla sua importanza e costo. Questa notevole quantità di documentazione passa ai manager di livello superiore che esaminano le pratiche burocratiche e hanno l'autorità di eliminare voci di budget che ritengono non importanti o troppo costose.

Formazione

Per un'implementazione di successo, i manager e il personale a tutti i livelli devono comprendere chiaramente il processo di budgeting a base zero. Ciò comporta la formazione di chiunque sarà coinvolto nel processo di budget in modo che i concetti di budget a base zero siano chiaramente compresi. I manager di budgeting richiedono una formazione nel processo di giustificazione. Tutti i membri del personale devono essere impegnati nel processo affinché funzioni correttamente.

Processo di giustificazione

Può essere difficile giustificare ogni dettaglio per un articolo a budget. Il processo è faticoso e richiede tempo e potrebbe non essere pratico o fattibile giustificare ogni spesa. Per questo motivo, è tipico che i dipartimenti di ricerca e sviluppo perdano budget di spesa perché gli sviluppi futuri sono difficili da prevedere. I reparti di produzione spesso ne traggono vantaggio. Può anche essere difficile giustificare un elemento pubblicitario perché più gestori sono coinvolti nel processo decisionale.

Frequenza

Occorre più tempo, e quindi più denaro, per preparare un budget a base zero rispetto a un budget incrementale. Sebbene un budget venga in genere rivisto su base annuale, potrebbe essere troppo costoso e dispendioso in termini di tempo per una piccola azienda eseguire un budget a base zero ogni anno.