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Con le aziende che conducono più affari tramite e-mail, i fax sono diventati più una reliquia nell'ambiente dell'ufficio. Utilizzate per facilitare il processo di invio di un pezzo (o più pezzi) di carta da un luogo all'altro, le macchine funzionano utilizzando linee telefoniche ed elettricità. Sebbene i fax possano essere dotati di misure di sicurezza come un codice di accesso, la disattivazione della stampa delle ricevute e la possibilità di disattivare la conservazione dei registri, queste funzionalità non sono standard, specialmente su macchine vecchie o poco costose.

Elettricità

Proprio come le luci, il climatizzatore e i computer di un edificio per uffici, un fax è soggetto alle stesse interruzioni della linea elettrica. Indipendentemente dal fatto che il tuo ufficio subisca un'interruzione di corrente, un black out o un addetto alla manutenzione che taglia le linee elettriche, il tuo fax ha il potenziale per spegnersi in qualsiasi momento, anche durante l'invio o la ricezione di un fax. A seconda della macchina, le informazioni in arrivo potrebbero non essere memorizzate. Insieme all'elettricità, anche i fax sono soggetti a problemi telefonici, poiché funzionano su linee telefoniche. Se il fax del destinatario è un doppio fax e una linea telefonica e qualcuno nella posizione solleva il telefono nel mezzo del fax in arrivo, il segnale può essere interrotto e perso. Se stai ricevendo un fax di grandi dimensioni, può finire per occupare la linea telefonica, frustrando i chiamanti.

Privacy

Le aziende che conducono questioni sicure e private come divorzi, investimenti, proprietà immobiliari e controlli dei precedenti penali corrono il rischio che i loro fax diffondano i loro dettagli importanti. I fax presentano problemi di privacy in diversi modi. In primo luogo, dal lato del fax, dopo che la macchina ha ricevuto il documento da inviare via fax, emette una ricevuta che di solito contiene una versione ridotta della prima pagina. Questa ricevuta può rimanere nel vassoio di uscita del fax fino a quando qualcuno non se ne accorge. Anche sul lato fax, i fax memorizzano un record dei fax precedenti, che possono essere ritrasmessi o stampati da chiunque sappia come utilizzare la macchina. Anche l'invio di fax presenta problemi sul lato ricevente. A meno che la persona che invia il fax non avvisi il suo destinatario di un fax in arrivo, il destinatario potrebbe non sapere di controllare la macchina, lasciando che il documento venga scoperto da chiunque all'interno dell'azienda o semplicemente camminando.

Carta sprecata

Secondo il Clean Air Council, le aziende utilizzano 2,1 milioni di tonnellate di carta ogni anno, il che equivale a 175 libbre per ogni persona nel paese. Un problema con i fax è che utilizzano ogni volta il doppio della quantità di risorse cartacee. I fax standard richiedono di stampare qualcosa, quindi di eseguirlo attraverso la macchina, che fa squillare il fax dall'altra parte e stampa il documento da lì.