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In qualità di responsabile del libro paga di una piccola impresa, il tuo compito è gestire il tuo reparto in modo che tutti i dipendenti siano pagati in modo accurato e puntuale. L'elaborazione dei salari include la ritenuta all'imposta federale sul reddito dai salari dei dipendenti sulla base delle informazioni nei loro moduli W-4. Se un dipendente non include il suo stato di registrazione nel modulo, è necessario trattenere in base ai requisiti dell'Internal Revenue Service.

Criteri IRS

Quando un dipendente viene assunto, si suppone che gli venga fornito un modulo W-4 da completare e restituire prima della scadenza per l'elaborazione delle buste paga. Spiega l'importanza del modulo al dipendente in modo che comprenda l'urgenza di restituirtelo in modo accurato e puntuale. Se rifiuta di dichiarare le informazioni appropriate sul W-4 - compreso il suo stato civile o di deposito nella casella 3 e il suo numero di indennità nella casella 5 - devi trattenere l'imposta federale sul reddito alla fascia più alta di status unico con zero indennità . Se non invia affatto il modulo, è necessario trattenerlo allo stato unico con indennità zero.

Completamento del modulo

Se il dipendente inserisce il suo numero di indennità sul W-4 ma esclude il suo stato di deposito, chiedile di compilare il suo stato di deposito, poiché le indennità da sole non sono sufficienti per determinare la sua ritenuta. In caso di rifiuto, trattenere allo stato di deposito unico con indennità zero. Deve completare il W-4 in modo appropriato affinché tu possa trattenere secondo quanto riportato sul modulo.

Inoltre, se sembra che stia chiedendo troppo poche o troppe indennità ma il modulo è completamente compilato, trattenerlo in base a ciò che è sul modulo. Spiegale che l'IRS può esaminare la sua trattenuta per verificarne l'accuratezza e inviarti una lettera di blocco per modificare le sue indennità in un importo corretto. In tal caso, è necessario rispettare la lettera di blocco.

Significato dello stato di archiviazione

Poiché lo stato del deposito aiuta a dettare la ritenuta d'acconto di un dipendente, è difficile conoscere il suo vero importo della ritenuta senza tali informazioni. Se è single, può selezionare la casella "Single" sulla W-4. Se è sposato, deve determinare se la selezione della casella "Sposato" comporterà una ritenuta sufficiente, perché lo stato di sposato lo colloca in una fascia fiscale inferiore rispetto allo stato di celibe. Se l'opzione "Sposato" causa una ritenuta insufficiente, può selezionare la casella "Sposato ma trattenuto con aliquota unica superiore" per trattenere più tasse.

Risorsa dipendente

Se un dipendente ha bisogno di aiuto per completare il suo W-4, indirizzalo al calcolatore della ritenuta alla fonte online dell'IRS. La calcolatrice le dice come compilare il modulo in modo che rivendichi lo stato di deposito corretto e le indennità per evitare di pagare in eccesso o in difetto l'imposta federale sul reddito.