Se una società viene rilevata, chi è responsabile del W-2?

Indipendentemente dal motivo per cui hai venduto la tua piccola impresa, devi chiudere alcune questioni in sospeso per garantire una transizione agevole per i tuoi dipendenti. Quando possiedi la tua attività, fornivi ai tuoi dipendenti W-2 ogni anno entro la fine di gennaio. Ora che hai venduto la tua attività, tu o il successore siete responsabili dei W-2.

Responsabilità del predecessore

I datori di lavoro devono generalmente eseguire relazioni trimestrali con l'Internal Revenue Service tramite il modulo 941. Ai sensi della sezione 4 dell'Internal Revenue Bulletin 2004-34, se sei tenuto a presentare un modulo 941 finale, sei responsabile di tutti gli obblighi di segnalazione, incluso fornire con W-2. Poiché la tua azienda è stata rilevata, devi presentare un 941 finale per il trimestre in cui è avvenuta l'acquisizione. In breve, sei responsabile di fornire ai tuoi dipendenti W-2 se hai pagato loro lo stipendio durante il periodo di rendicontazione 941.

Responsabilità del successore

La sezione 5 del 2004-34 dell'Internal Revenue Bulletin afferma che non è necessario fornire W-2 ai dipendenti se sono stati assunti dal successore nello stesso anno in cui è avvenuta l'acquisizione e se entrambi accettano tale condizione. In questo caso, si presume che il successore pagherà i salari ai dipendenti acquisiti nello stesso anno e sarà quindi responsabile dell'emissione di W-2. I W-2 mostrerebbero i salari pagati e le tasse trattenute sia da te che dal successore per l'anno in questione. Affinché il successore possa svolgere correttamente i propri compiti di rendicontazione, è necessario fornirgli le informazioni salariali e fiscali necessarie sui dipendenti.

W-2 accelerati

Se devi presentare un 941 finale, devi anche fornire ai tuoi dipendenti W-2 accelerati entro la data di scadenza del 941 finale. I 941 di solito sono dovuti entro l'ultimo giorno del mese successivo alla fine del trimestre. Se i dipendenti che sono stati licenziati prima della fine dell'anno chiedono un W-2 prima della scadenza del 31 gennaio, è necessario fornire loro il modulo entro il 30 ° giorno della richiesta o 30 giorni dopo il pagamento del salario finale, a seconda di quale viene dopo. Normalmente, è necessario presentare i W-2 all'Amministrazione della sicurezza sociale entro il 31 marzo se archiviati elettronicamente ed entro l'ultimo giorno di febbraio se archiviati su carta. Tuttavia, è necessario presentare i W-2 accelerati all'SSA entro l'ultimo giorno del secondo mese successivo alla scadenza per il 941 finale.

Considerazioni

Se il successore è responsabile dell'emissione di W-2, devi comunque presentare un 941 finale all'Internal Revenue Service. In questo caso, le informazioni sui W-2 e sul tuo 941 finale sarebbero diversi perché i dati sui W-2 sarebbero basati sui salari pagati e sulle tasse trattenute sia da te che dal successore. Completare l'allegato D del modulo 941 per spiegare le differenze salariali e fiscali all'IRS. Includi nell'Allegato D il nome della tua azienda, la data in cui è stata acquistata e il numero di identificazione del datore di lavoro del successore. Archivia il Programma D con il tuo 941 finale.