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Le piccole imprese possono trarre vantaggio dalle chiamate in conferenza per evitare costose riunioni di persona. Ciò è particolarmente utile per condurre una riunione con clienti o clienti che si trovano a un volo in aereo dalla sede dell'attività. Comunicare tramite una teleconferenza con un cliente può essere più difficile di una presentazione di persona poiché l'azienda non ha il vantaggio di visualizzare la comunicazione non verbale e i segnali del cliente. Nel complesso, le chiamate in conferenza possono essere un'opzione praticabile che può far risparmiare tempo e denaro.

Prima della chiamata

Per fare una buona impressione durante la teleconferenza, la piccola impresa dovrebbe completare un elenco di attività prima che la teleconferenza venga effettuata. Ciò include l'esplorazione di una stanza tranquilla dell'ufficio in cui è possibile effettuare la chiamata. Dovrebbe ospitare comodamente tutte le persone incluse nella chiamata. Preferibilmente, questo includerebbe una tavola rotonda con il telefono nel mezzo in modo che tutti siano alla stessa distanza dal telefono. Ciò eviterà tempi imbarazzanti di ripetizione di frasi perché l'altra parte non potrebbe sentire chiaramente.

Durante la chiamata

Tutti i partecipanti alla teleconferenza dovrebbero avere un ordine del giorno davanti a loro. Ciò manterrà la chiamata in pista. Inoltre, una persona dovrebbe essere nominata come facilitatore della chiamata. Questa persona sarà l'oratore principale e si assicurerà che la chiamata rimanga sull'argomento e sul compito. Il facilitatore può anche presentare gli altri prima che parlino o rispondano a una domanda. L'etichetta corretta impone che il cliente o il cliente sappia sempre con chi sta parlando durante una chiamata in conferenza.

Dopo la chiamata

Compilare note e inviarle via e-mail o fax al cliente è un bel gesto per conto della piccola impresa. Non solo fornisce un motivo per seguire il cliente, ma va anche al di là del servizio. Consentendo al cliente di sapere in anticipo che ciò accadrà, può impedire loro di sentirsi come se dovessero prendere appunti furiosamente durante la chiamata e possibilmente perdere parti importanti di informazioni cercando di tenere il passo con la conversazione mentre prendono appunti.

Partecipanti

Tutti i partecipanti alla chiamata devono essere avvisati di attenersi alla corretta etichetta della chiamata in conferenza durante la chiamata. Ciò include evitare movimenti non necessari, fruscio di fogli, parlare fuori turno, interrompere gli altri e mangiare o bere durante la chiamata. Alcune piccole imprese potrebbero trovare vantaggioso avere una presentazione durante la riunione in modo che tutti siano consapevoli dei punti che devono essere fatti. Ciò può anche impedire alle persone di parlare l'una sull'altra e quindi evitare situazioni imbarazzanti durante la chiamata.

Considerazioni

L'azienda deve garantire che l'attrezzatura adeguata sia disponibile per la teleconferenza. L'avviso di chiamata e la possibilità di interrompere la chiamata tramite un sistema intercomunicante tra uffici dovrebbero essere disabilitati. Prima di ogni chiamata in conferenza, il sistema dovrebbe essere testato per assicurarsi che tutto funzioni correttamente. Essere impreparati per la teleconferenza può inviare il messaggio che la piccola impresa non sarà in grado di gestire efficacemente anche altre parti dell'attività. La preparazione è fondamentale quando si effettuano chiamate in conferenza.