Elenco di controllo per l'acquisizione dei conti fornitori

Fusioni e acquisizioni richiedono l'integrazione di due o più conti aziendali in un unico sistema di lavoro. Una piccola impresa può registrare manualmente nei registri contabili, mentre un'altra azienda può utilizzare un sistema software automatizzato per mantenere i libri contabili. Quando si acquisiscono i debiti di un'altra azienda, la pianificazione è importante. Inoltre, alcuni passaggi di base possono aiutare la transizione senza intoppi.

Opinione di un esperto

Jeff West, Senior Solutions Advisor di Lavante, Inc., ha scritto che nella sua esperienza nella gestione di oltre 20 acquisizioni di conti fornitori ha riscontrato che le variabili nel processo sono apparentemente infinite. Afferma sul sito web di Lavante che ciò rende quasi impossibile una formula coerente per l'integrazione. Tuttavia, imparare il più possibile su ogni account può semplificare il processo.

Incontra il personale dell'azienda acquisita

I conti da pagare sono passività correnti, debiti a breve termine che un'azienda deve, generalmente verso fornitori, che sono fornitori di prodotti e servizi. Se possibile, prima della data di chiusura dell'acquisizione, incontrarsi direttamente con le persone A / P presso l'azienda acquisita. Impara il loro sistema contabile e le procedure per facilitare il trasferimento dei dati ai metodi e ai programmi utilizzati dall'azienda acquirente.

Impara i dati di identificazione del fornitore

I dati del fornitore sono il fondamento di un sistema di contabilità fornitori. La società acquirente deve sapere come l'attività acquisita identifica i fornitori, se viene utilizzato un sistema di numerazione o semplicemente i nomi e gli indirizzi dei fornitori. È importante annotare le fatture ricorrenti, quelle che sono gli stessi importi e si ripetono regolarmente, ad esempio mensilmente, con particolari fornitori.

Conoscere i termini e le condizioni del fornitore

Se l'azienda acquisita ha note su ciascun fornitore, è importante conoscere le specifiche di ciascuno. In passato si sono verificati problemi di consegna o problemi con i prodotti o servizi di questo fornitore? Il venditore richiede ordini di acquisto? Qual è la politica di ciascun venditore sui resi? Quali condizioni di pagamento offre il venditore? Ad esempio, un fornitore può offrire termini di pagamento di 2/10, netto 30. Ciò significa che se la fattura viene pagata entro 10 giorni, viene offerto uno sconto del 2%. In caso contrario, l'intero importo è dovuto entro 30 giorni dalla data della fattura.

Parla con i fornitori

È importante identificare la persona di contatto presso ciascun fornitore e incontrarsi o parlare con ciascuno durante il processo per esaminare i saldi della contabilità fornitori e i nuovi termini che il fornitore può offrire. Se un fornitore della contabilità fornitori acquisita è un duplicato di quello utilizzato dall'azienda acquirente, è importante notare se i termini sono stati gli stessi per entrambe le società.

Aggiornamento dei libri mastri

Quando tutti i dati sono raccolti e organizzati sull'acquisizione dei debiti, queste informazioni dovranno essere integrate nella contabilità generale della società acquirente. Molte aziende impostano i conti da pagare come sotto-registro alla contabilità generale. Tuttavia, le transazioni all'interno di questa contabilità secondaria vengono registrate nella contabilità generale non appena si verificano. Quando vengono scritti gli assegni per i conti da fornitore acquisiti, questi dati dovranno essere integrati anche nella contabilità generale dell'azienda.