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Quando si copia un documento, è necessario fare di più che rimuovere semplicemente il pezzo di carta per proteggere le informazioni sensibili dal cadere nelle mani sbagliate. Le moderne fotocopiatrici digitali contengono dischi rigidi come un computer, consentendo loro di memorizzare le immagini di ogni documento scansionato. Queste immagini spesso contengono numeri di previdenza sociale, conti di carte di credito e cartelle cliniche, rendendole obiettivi primari per i ladri di identità. Eseguire alcuni semplici passaggi per eliminare le informazioni prima che possano essere compromesse.

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Installa software di crittografia o software di sovrascrittura del disco come CyberScrub, INFOSweep o Sharp Data Security Kit sulla tua fotocopiatrice (link in Risorse). Tale software di sicurezza può essere preinstallato su nuove fotocopiatrici oppure è possibile acquistarli separatamente. Il software di crittografia codifica ogni file immagine copiato, mentre la sovrascrittura del disco copia caratteri casuali sui dati esistenti, rendendo estremamente difficile la ricostruzione del file originale.

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Utilizzare il software di sicurezza per eseguire sovrascritture regolari del disco, eliminando i dati sensibili dal disco rigido della fotocopiatrice. Le istruzioni su come sovrascrivere il disco variano a seconda del programma di protezione acquistato.

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Eseguire un'altra sovrascrittura del disco prima di inviare il disco rigido per l'assistenza o prima di restituire il disco rigido al fornitore della fotocopiatrice per lo smaltimento.

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Richiedi un "certificato di distruzione" firmato con il modello e i numeri di serie del disco rigido prima che il venditore rimuova la fotocopiatrice dalla sede. Tali certificati servono come garanzia che il disco rigido e tutte le informazioni contenute verranno distrutti. Potresti anche chiedere di vedere il disco rigido una volta rimosso in modo da poter confrontare i numeri sul disco rigido con quelli trovati sul certificato di distruzione.