Le sfide della comunicazione e-mail aziendale

I manager aziendali oggi comunicano regolarmente con i propri dipendenti, clienti e altre parti interessate tramite e-mail. Anche se la comunicazione e-mail è veloce e può essere inviata facilmente da un PC, telefono o altro dispositivo mobile, i manager rifiutano la posta elettronica per le sfide che il mezzo pone nelle aziende grandi e piccole.

Effetti

Inviare un messaggio di posta elettronica non è come inviare una busta sigillata tramite il servizio postale. È molto meno probabile che le comunicazioni su carta vengano lette da qualcuno a cui il messaggio non è destinato. Questo non è vero con la posta elettronica, che può essere inoltrata dal destinatario a chi vuole. La sfida per qualsiasi uomo d'affari è pensare chiaramente al contenuto del messaggio di posta elettronica che sta per inviare e alle conseguenze involontarie delle informazioni che finiscono nella casella di posta sbagliata.

Lasso di tempo

A volte un messaggio di posta elettronica si intasa nel "sistema" e non viene consegnato per ore o addirittura giorni dal momento in cui è stato inviato. Ti aspetti una consegna quasi istantanea, ma non è sempre così. L'indicazione precisa di data e ora può alleviare parte di questo problema. Ma è anche importante considerare in quale fuso orario si trova il server di posta e quanto sia a prova di idiota il meccanismo di invio.

Considerazioni

La posta elettronica è stata progettata per migliorare le comunicazioni rendendole più rapide e mirate. Ma la stampa di messaggi di posta elettronica sulla stampante aziendale vanifica questo scopo. L'ufficio "senza carta" è molto lontano se troppi dipendenti si ostinano a conservare archivi cartacei di tutti i messaggi di posta elettronica che inviano o ricevono.

avvertimento

L'email ha reso facile essere pigri. Sebbene ci siano evidenti efficienze da ottenere utilizzando la posta elettronica, assicurati che il tuo team di vendita non utilizzi la posta elettronica come stampella. Non c'è niente come un caloroso incontro di persona per concludere una vendita o fare una presentazione convincente a un potenziale cliente.

Intuizione dell'esperto

Proprio come gli addetti alle vendite devono essere personalmente di fronte ai clienti, anche i manager devono essere personalmente in contatto con i dipendenti, osserva Shawn Smith di Next Level Consulting, un consulente con sede a New York per le aziende in crescita. È troppo facile per i manager sedersi in uffici chiusi e inviare messaggi di posta elettronica ai dipendenti senza parlare con loro uno a uno. Anche la comunicazione e-mail più succinta avrà bisogno di chiarimenti da parte di alcuni dipendenti.