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QuickBooks di Intuit è uno dei principali programmi software di contabilità disponibili per aziende e organizzazioni di tutti i tipi. QuickBooks può essere utilizzato da organizzazioni senza scopo di lucro che scelgono di acquistare la versione contabile del programma senza scopo di lucro. Sia le donazioni che i pagamenti effettuati a organizzazioni non profit possono essere distinti all'interno del software per fornire una dichiarazione contabile più dettagliata e accurata.

Donazioni e pagamenti

Le donazioni e i pagamenti effettuati alle organizzazioni non profit sono essenzialmente la stessa cosa per la maggior parte dei tipi di queste organizzazioni. Esistono tuttavia alcuni casi in cui può essere necessario distinguere tra un pagamento effettuato come donazione in denaro e un altro tipo di donazione dato all'organizzazione. Ad esempio, alcune organizzazioni senza scopo di lucro raccolgono vestiti, mobili e altri oggetti come donazioni e li usano a scopo di rivendita per raccogliere fondi. In genere è necessario distinguere tra questi tipi di donazioni e quelle di natura monetaria.

Inventario

Le donazioni di materiale a un'organizzazione senza scopo di lucro aumentano il suo inventario e questo è contabilizzato nella parte del programma di assemblaggio della costruzione dell'inventario di QuickBooks. L'inventario di un'organizzazione non profit aumenta con ogni donazione e le donazioni vengono inserite come importo in dollari. Se il donatore non indica alcun valore in denaro per l'inventario, generalmente viene inserito come donazione di $ 0. Se viene indicato un importo in dollari specifico, si aggiunge al totale dell'inventario esistente.

Donatori

I doni dei donatori possono essere contabilizzati in QuickBooks per le organizzazioni non profit inserendoli nel software nella categoria "Cliente / Donatore". Questo tipo di voce consente all'organizzazione di trasferire il denaro direttamente sul proprio conto bancario. È possibile, tuttavia, inserire le donazioni come doni o pegni. La scelta di questa opzione consente all'organizzazione senza scopo di lucro di distinguere i diversi tipi di donatori o clienti aggiornando il campo del tipo di cliente per ciascun cliente. I clienti senza scopo di lucro sono le parti interessate nelle attività dell'organizzazione senza scopo di lucro e possono includere donatori, insieme a collaboratori, il pubblico in generale e le agenzie pubbliche.

Dichiarazioni

I rendiconti finanziari prodotti in QuickBooks possono fornire informazioni dettagliate sulle spese e sulle donazioni dell'organizzazione non profit. QuickBooks fornisce riepiloghi di fine anno di questi tipi di transazioni. Le donazioni possono essere registrate e dettagliate in base alle esigenze dell'organizzazione. I rendiconti di spesa forniscono anche un'indicazione dei pagamenti effettuati dall'organizzazione stessa per pagare le proprie fatture. Questi sono riassunti nel modulo 990, il rendiconto delle spese funzionali.