Regole del galateo dell'e-mail aziendale

Usare la posta elettronica per comunicare per la tua azienda può essere comodo, economico e veloce. L'email manca del linguaggio del corpo e delle inflessioni vocali necessarie per trasmettere correttamente il tuo punto di vista, quindi ci sono alcune regole di galateo dell'email aziendale che dovresti seguire. Senza la corretta procedura di posta elettronica, il tuo punto potrebbe essere frainteso e causare un problema che richiederà una comunicazione personale per essere corretto.

Usa un linguaggio professionale

Secondo il Microsoft Midsize Business Center, è meglio evitare il linguaggio gergale e le espressioni colloquiali regionali quando si invia un'e-mail. Dovresti usare un linguaggio commerciale diretto che non possa essere interpretato male. Usa frasi concise di linguaggio diretto che permetteranno al tuo lettore di capire il tuo significato senza causare interpretazioni errate.

Struttura

Usa la stessa struttura grammaticale e la stessa struttura delle frasi che useresti in una lettera commerciale standard. Evita di usare "Internet speak" come "LOL" per ridere a crepapelle e non usare tutte le lettere maiuscole per sottolineare un punto. L'uso di tutte le lettere maiuscole equivale a gridare ed è considerato maleducato.

Sii breve

È necessario utilizzare un'e-mail per trasmettere un messaggio rapido, come la conferma di una consegna o l'impostazione di una riunione. Un'e-mail aziendale dovrebbe essere breve e composta da due o tre frasi concise. Se ci sono più dettagli da discutere sull'argomento, indica che vorresti discutere l'argomento di persona o per telefono.

Linea tematica

Utilizza una riga dell'oggetto che fornisce una descrizione molto breve dell'email in poche parole e includi anche il tuo nome nella riga dell'oggetto in modo che il destinatario sappia da chi proviene l'email. Se non includi il tuo nome nella riga dell'oggetto, il destinatario potrebbe eliminare l'e-mail pensando che sia un pezzo di marketing.

Utilizzo degli allegati

Gli allegati vengono spesso filtrati dai filtri di posta elettronica sui server aziendali. Ma se ritieni di dover aggiungere un allegato a un'e-mail aziendale, assicurati di menzionare alla fine dell'e-mail che c'è un allegato, quindi fornisci una breve descrizione.

Contenuto HTML

Molte newsletter e-mail utilizzano contenuto HTML per creare un formato per l'e-mail e includere elementi grafici. Per un'e-mail aziendale che invii a un cliente o a un socio in affari, vorrai evitare di utilizzare il contenuto HTML. Alcuni programmi di posta elettronica bloccano il contenuto HTML e il risultato può rendere la tua posta confusa da leggere.