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La posta elettronica ha cambiato il volto della comunicazione nel mondo degli affari diminuendo l'uso delle tradizionali lettere commerciali e fornendo un modo più veloce per trasmettere un messaggio a clienti, colleghi e supervisori. Con il cambiamento tecnologico, tuttavia, arrivano gli inevitabili malintesi su come scrivere e-mail aziendali. A causa della sua natura rapida e del suo aspetto informale, le e-mail aziendali spesso non hanno lo stesso livello di professionalità e chiarezza delle lettere commerciali, ma con istruzioni, cure e modifiche adeguate, le tue e-mail aziendali possono essere professionali quanto qualsiasi lettera cartacea.

Benefici

L'incorporazione della posta elettronica nel mondo degli affari ha aiutato a globalizzare molti settori grazie alla rapida trasmissione dei messaggi. Che tu stia spedendo una lettera commerciale a New York o Londra, prima di e-mail e fax, la comunicazione scritta impiegava molto più tempo di quanto non faccia ora. L'e-mail consente di risparmiare tempo e, a sua volta, aumenta la comunicazione e la produttività.

Significato

Circa 145 milioni di persone utilizzano la posta elettronica per motivi di lavoro in Nord America - secondo Ferris Research nel 2010 - mentre l'utente medio di posta elettronica aziendale invia circa 600 e-mail a settimana. Dalla sua incorporazione nel mondo degli affari, l'e-mail ha assunto un ruolo guida nella comunicazione aziendale, esercitando una maggiore pressione sulle persone affinché inviino e-mail eccezionali. A causa dell'elevato volume di messaggi che lasciano l'indirizzo e-mail aziendale medio, è difficile inviare costantemente contenuti perfetti, grammaticalmente corretti e ben strutturati, ma un'e-mail scritta male e non strutturata può avere effetti negativi significativi su di te e sulla tua azienda.

Caratteristiche

Un'e-mail aziendale deve essere strutturata in modo efficiente perché la maggior parte dei destinatari non ha il tempo di esaminare molto testo in un'e-mail solo per trovare il punto principale. Le e-mail di lavoro dovrebbero indicare lo scopo del messaggio all'inizio del testo, usando il corpo come un'opportunità per legare le parti in sospeso e spiegare i punti confusi, e la conclusione per ricapitolare l'introduzione e rilasciare un breve segno di approvazione. La chiave è mantenere l'email il più breve possibile senza sacrificare informazioni importanti o tatto aziendale. Le caratteristiche di un'e-mail aziendale sono formali, consentendo ai destinatari di sapere esattamente cosa aspettarsi strutturalmente e dove cercare le risposte.

Avvertenze

Nello scrivere e-mail aziendali, ci sono alcune "cose ​​da non fare" che impediranno di disturbare o offendere il destinatario, oltre a impedirti di sembrare poco professionale. Questi punti dovrebbero essere seguiti religiosamente perché influenzano direttamente te e la tua attività e potrebbero danneggiare i tuoi rapporti con determinate persone.

Non inviare email HTML. Molte persone hanno i propri account e-mail impostati su "Solo e-mail di testo", quindi l'HTML risulterà disordinato e non organizzato, vanificando lo scopo dell'intero messaggio.

Non inviare allegati o immagini nel testo nelle tue e-mail a meno che il tuo cliente non te lo chieda. Alcune persone hanno ancora connessioni remote o connessioni di rete lente, che spesso si inceppano se vengono inviati allegati ingiustificati alle loro caselle di posta in arrivo. Il destinatario non sarà contento se Internet apre un allegato per un'ora e blocca la connessione.

Se invii un'e-mail di stock a un gruppo di persone, assicurati di modificare tutte le informazioni applicabili in modo che si riferiscano a ciascun destinatario. Inizia rivolgendoti a ciascun destinatario con il nome e / o il cognome e non dimenticare di modificare altri dettagli come il nome dell'azienda, gli indirizzi e le informazioni di contatto. Per quanto sia un dolore grande, è meglio che inviare al signor Johnson, l'amministratore delegato, un messaggio indirizzato a Debra Flannery, la direttrice delle pubbliche relazioni.

Tieni le informazioni delicate fuori dalle e-mail e disconnetti il ​​tuo nome dalle controversie. Se la natura della tua attività con una persona implica opinioni sensibili o cattive notizie, chiamala semplicemente per discutere il problema. Ci sono alcuni messaggi a cui non vuoi che il tuo nome sia collegato per motivi personali, quindi conserva il tuo nome e non aver paura di fare una telefonata.

Considerazioni

Molte delle tue e-mail rappresentano la tua unica possibilità di contattare un cliente per affari. Per quanto sarebbe bello poter dare a ogni potenziale cliente un'attenzione personalizzata e di persona, non è realistico. Le tue e-mail aziendali, dalla prima all'ultima, devono contenere il massimo livello di professionalità, struttura, grammatica, punteggiatura e concisione. Comprendendo i vantaggi, il significato, l'anatomia e le azioni tabù in un'e-mail aziendale, puoi iniziare a cambiare lo stigma casuale associato alla scrittura di e-mail. Prima di inviare la tua email aziendale, rileggila più volte e, se hai qualcuno a portata di mano, chiedi a quella persona di modificarla. Un secondo paio di occhi è sempre una buona cosa.