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Il budget non è una scienza esatta: non puoi prevedere con assoluta precisione l'importo che apporterai o spenderai fino a quando non accadrà. Tuttavia, confrontare ciò che pensavi sarebbe accaduto con ciò che è realmente accaduto può fornire informazioni sulla tua attività e su dove sta andando.

Perché si verificano variazioni?

Sviluppi un budget operativo per la tua azienda molti mesi prima che vengano sostenute le spese effettive o che vengano generate entrate. Un budget è la tua ipotesi più plausibile su quali saranno i tuoi costi operativi. Quando arriva il momento in cui i soldi passano di mano, i tuoi numeri effettivi potrebbero essere molto diversi dal tuo budget. Potrebbe trattarsi di una variazione normale, basata su cambiamenti nei costi o differenze nei ricavi, oppure potrebbe essere un segnale di pericolo che la tua azienda stia imboccando un percorso finanziariamente pericoloso. Per sapere qual è, è necessario analizzare i costi effettivi ed essere in grado di spiegare le variazioni.

Budget impreciso

La varianza potrebbe essere semplicemente dovuta a una cattiva congettura delle tue spese o del tuo reddito. Se questo è un problema cronico, prenditi del tempo per rivedere il tuo budget e aggiornarlo in base all'esperienza più recente della tua azienda. I bilanci sono documenti viventi e dovrebbero essere modificati per riflettere le operazioni correnti. Mantenere un budget che sai essere sbagliato non ti aiuterà a proiettare la tua redditività in futuro. Se, ad esempio, le spese di garanzia sono pari al 3 percento delle vendite rispetto all'1 percento originariamente previsto, prima analizza i costi e determina se sono normali o se c'è qualcosa che li aumenta che può essere risolto. Se ci si aspetta che continuino, aggiorna il budget per riflettere quello.

Cambiamenti nelle realtà economiche

Se la tua azienda ha registrato un aumento dei costi o una diminuzione dei ricavi a causa di cambiamenti nel mercato in cui operi o nell'economia generale, il tuo budget può mostrare grandi variazioni. Rivedi l'intero budget e progetta nuove entrate e spese sulla base delle attuali realtà di mercato. Ad esempio, se i ricavi di uno dei tuoi prodotti sono diminuiti del 20% perché un nuovo concorrente è entrato nel mercato, modifica le proiezioni dei ricavi verso il basso per mostrare l'impatto negativo sui tuoi profitti futuri. I grandi cambiamenti del mercato segnalano anche la necessità di una pianificazione strategica per assicurarsi che i ricavi futuri rimangano gli stessi o crescano.

Furto dei dipendenti

I dipendenti possono perpetrare furti o frodi sulla tua azienda in molti modi. Alcuni sono difficili da rilevare, soprattutto se il dipendente ha accesso sia ai tuoi beni fisici che al tuo sistema contabile. L'analisi della varianza spesso può fornire la prima indicazione che sta accadendo qualcosa di spiacevole. Se le svalutazioni dell'inventario sono continuamente superiori al previsto, ad esempio, potrebbe significare che un dipendente sta uscendo dalla porta con il prodotto. Allo stesso modo, se le cancellazioni dei tuoi crediti sono insolitamente grandi, potresti avere un dipendente che intasca pagamenti dai clienti. Qualsiasi grande varianza inaspettata dovrebbe essere analizzata per arrivare al fondo del motivo per cui sta accadendo.