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Un'e-mail efficace produce il risultato voluto dallo scrittore. Se, ad esempio, il messaggio è una richiesta di informazioni entro una certa data, il destinatario capirà. Un'e-mail efficace fornisce al destinatario una chiara comprensione dell'intento del mittente. Le email scritte male, al contrario, possono creare confusione e creare una cattiva opinione del mittente. Le aziende di tutte le dimensioni possono raggiungere uno standard accettabile di comunicazione scritta, inclusa la posta elettronica, offrendo istruzioni interne sulla scrittura aziendale e richiedendo l'uso di un manuale di stile.

Standard di posta elettronica

La scrittura nelle e-mail deve essere chiara, concisa e grammaticalmente corretta. Una grammatica scadente, errori di ortografia e una struttura delle frasi errata possono distrarre il lettore. Gli scrittori dovrebbero cercare di essere diretti, informativi e orientati alla soluzione. Le e-mail brevi e concise sono facili da leggere e normalmente riescono a trasmettere il messaggio. La dimensione ideale del messaggio potrebbe essere di due o tre paragrafi di non più di cinque righe. L'autore deve indicare lo scopo dell'e-mail all'inizio del messaggio e fornire il risultato desiderato, ad esempio la data di scadenza per una risposta, alla fine.

La riga dell'oggetto

Pensa all'oggetto come al titolo di un articolo di giornale o rivista. Dovrebbe essere potente, attirare l'attenzione e correlato precisamente al contenuto o allo scopo dell'e-mail. Un buon oggetto attirerà l'attenzione del destinatario e gli farà aprire l'e-mail e leggerla. Le email aziendali devono competere con molti altri messaggi nelle caselle di posta aziendali. Le righe dell'oggetto vaghe potrebbero far sì che un'e-mail importante venga scartata o trascurata. Ciò potrebbe comportare una spedizione ritardata o un cliente deluso. Può essere efficace ripetere una data di scadenza nella riga dell'oggetto.

Soddisfare

I saluti dovrebbero essere personalizzati il ​​più possibile. Se non è possibile trovare il nome di un destinatario, l'e-mail dovrebbe essere indirizzata almeno a un dipartimento. Un'e-mail senza un destinatario nominato potrebbe rimanere non letta. Non dovrebbe esserci più di un argomento per email. Se un membro dello staff sta comunicando a un dipartimento oa una persona su tre argomenti separati, dovrebbe inviare tre e-mail. In questo modo, ogni riga dell'oggetto continuerà ad avere senso nelle e-mail e nelle risposte successive. L'uso di tutte le lettere maiuscole o in grassetto per enfatizzare dovrebbe essere ridotto al minimo. Questa pratica può essere fastidiosa per i destinatari che non si preoccupano di tali segnali visivi. Il blocco della firma delle e-mail aziendali dovrebbe includere le informazioni di contatto complete.

Manuale di stile

Un modo per ridurre al minimo i problemi di posta elettronica sul lavoro è creare un manuale di stile che informi i dipendenti del modo corretto di comunicare elettronicamente. In un primo momento, l'azienda potrebbe consigliare ai membri del personale di fare riferimento a una delle guide disponibili nelle librerie. L'azienda potrebbe adottare determinati modi di condurre la comunicazione e-mail dal libro e da altre fonti. Alla fine, ci sarebbero abbastanza informazioni a portata di mano che l'azienda potrebbe compilare nel proprio manuale di posta elettronica.