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La creazione di un programma di contabilità che protegga l'integrità finanziaria di un'azienda dipende dall'applicazione di alcuni principi chiave. Questi sono generalmente noti come controlli interni.

Il termine "controllo interno" di solito fa pensare al controllo delle frodi. Tuttavia questo è solo un aspetto dei controlli nei sistemi contabili. Gli altri sono operazioni efficaci ed efficienti, report affidabili e conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili.

Prevenzione delle frodi contabili

La frode costa alle piccole imprese negli Stati Uniti in media il 6% delle entrate. Ciò equivale a circa 400 miliardi di dollari all'anno. Un reparto contabilità adeguatamente organizzato è la prima linea di difesa contro questa perdita.

Lo stesso dipartimento di contabilità deve essere liberato dall'opportunità di rimuovere fondi o beni aziendali. Per prevenire pagamenti o acquisti non autorizzati, le varie funzioni di contabilità fornitori, come l'ordinazione, l'approvazione delle fatture, il taglio degli assegni, la firma degli assegni e la riconciliazione del conto bancario, dovrebbero essere gestite da persone diverse. Questo può essere difficile da fare in un piccolo ufficio, ma è ancora possibile un attento monitoraggio dell'attività bancaria da parte della proprietà.

Allo stesso modo, anche la raccolta di incassi e rimborsi di merci deve essere gestita da più dipendenti per ridurre il rischio.

Altra prevenzione delle frodi

Il reparto contabilità dovrebbe anche essere responsabile del monitoraggio della proprietà tangibile di proprietà della società. Deve essere mantenuto un inventario di tali articoli come strumenti, attrezzature per ufficio e macchinari. Almeno una volta all'anno ogni oggetto deve essere localizzato e registrato fisicamente. Le voci di spesa devono essere firmate per i dipendenti, che saranno responsabili della loro cura.

Più importante dei controlli, promuovere un ambiente di lavoro positivo riduce le frodi dei dipendenti e aumenta la produttività. Stabilire un codice etico che si applichi a tutti. Ascolta i dipendenti e stabilisci un programma per assistere chi ha problemi. I dipendenti che pensano all'azienda come a una famiglia contribuiranno maggiormente al suo successo.

Report accurati

Un sistema di controllo interno garantisce la consegna di informazioni finanziarie tempestive e accurate alla direzione. Il monitoraggio regolare delle scadenze intermedie nel ciclo contabile garantisce la consegna puntuale delle informazioni. Procedure accuratamente predisposte promuoveranno la coerenza e l'accuratezza.

Il personale della contabilità fornitori dovrebbe avere una definizione per ciascuno dei conti spese nel sistema. Ad esempio, un condominio ha conti separati per l'acqua utilizzata nel paesaggio e l'acqua utilizzata dagli inquilini. Mettere insieme i pagamenti in questi conti distorce la spesa --- e può nascondere un problema.

Allo stesso modo, i contabili delle entrate (in un piccolo ufficio, i conti debitori e attivi possono essere gestiti dalla stessa persona) dovrebbero anche ricevere istruzioni sulla contabilità coerente dei pagamenti ricevuti.

I manager devono avere l'opportunità di rivedere e spiegare le variazioni delle entrate e delle spese effettive. Questa è un'ultima opportunità per correggere gli errori contabili e fornisce maggiori informazioni alla direzione.

Funzionamento efficace ed efficiente

La gestione operativa dipende dalle informazioni finanziarie fornite dall'ufficio contabilità.

Ad esempio, le imprese manifatturiere o di costruzione necessitano di un sistema dettagliato dei costi del lavoro per fornire alla proprietà dati accurati sul costo effettivo di ogni lavoro. Nelle attività di vendita al dettaglio, lo stesso vale per il costo delle merci vendute. Senza queste informazioni queste aziende non sono in grado di stabilire prezzi competitivi per i propri prodotti o servizi. Prezzo troppo alto e non possono vendere il loro prodotto; con un prezzo troppo basso, ogni vendita rappresenta una perdita netta per l'azienda.

Anche il pagamento rapido e accurato delle tasse, comprese le detrazioni sui salari, è una funzione vitale del reparto contabilità. Il pagamento tardivo delle tasse federali sui salari può comportare ritardi fino al 15% del totale dovuto e, poiché l'IRS applica i pagamenti nell'ordine in cui vengono ricevuti, un pagamento in ritardo può comportare sanzioni per i pagamenti successivi.

Un reparto contabilità adeguatamente organizzato contribuisce quindi direttamente ai profitti di un'azienda.