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Scrivere riferimenti può richiedere molto tempo, ma i proprietari e i manager di piccole imprese possono ridurre al minimo il tempo speso per i riferimenti creando un modello di riferimento, che ha l'ulteriore vantaggio di portare un livello di coerenza al processo. I proprietari di piccole imprese possono essere preoccupati per i problemi di responsabilità legati alla fornitura di un riferimento, ma nella maggior parte degli stati, purché le informazioni fornite siano fattuali, relative al lavoro e fornite in buona fede, un datore di lavoro è generalmente protetto dalla responsabilità. Un modello di riferimento può guidare il personale rispetto alle informazioni relative al lavoro fornite e allontanare i manager da argomenti di discussione sconsigliati.

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Formatta il modello su cancelleria ufficiale, se la tua piccola impresa consente riferimenti ufficiali, e usa convenzioni formali di formattazione delle lettere come "Gentile signore/signora".

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Crea un modello per il paragrafo di apertura della lettera di referenze, che spieghi da quanto tempo conosci il candidato, dove, quando e in quale veste hai avuto l'opportunità di supervisionare o osservare il suo lavoro, e una dichiarazione che identifichi il tuo titolo di lavoro. Ad esempio: "Sono lieto di scrivere questa lettera a sostegno di [nome]. Conosco [nome] da [data]. Ho avuto l'opportunità di osservare le prestazioni lavorative di [nome] quando [breve spiegazione di quando hai lavorato insieme]."

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Fornire una descrizione generale delle capacità interpersonali, delle abitudini lavorative e delle capacità di leadership del candidato nel paragrafo successivo. Fornisci opzioni da cui puoi selezionare il più appropriato quando scrivi la lettera. Ad esempio: "[Nome] è [estremamente/molto/abbastanza] affidabile. Egli [sempre/tipicamente] arriva puntuale e può [sempre/tipicamente] fare affidamento per consegnare incarichi e progetti [con largo anticipo/prima/ entro] la scadenza. "

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Includere alcune informazioni più specifiche e dettagliate sull'individuo. Poiché questa sezione della lettera è così personalizzata, il modello dovrebbe aiutare a guidare le informazioni con suggerimenti e domande, come: "Qual è il più grande punto di forza del richiedente?", "Descrivi il risultato più significativo del richiedente" e "Elenca i tratti chiave posseduti dal richiedente che lo rendono particolarmente qualificato per quel particolare lavoro ".

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Chiudi la lettera con un modello per la tua raccomandazione generale. "Io [raccomando/raccomando caldamente] [nome] alla tua organizzazione. [Le sue] capacità e capacità lo rendono [un'eccellente/una buona] aggiunta per la posizione di [posto vacante per il quale si è candidato]."