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Assumere un dipendente non è un compito facile. L'azienda deve rispettare le leggi statali e federali sull'occupazione relative non solo all'assunzione e al mantenimento di persone, ma anche a questioni come la tenuta dei registri dei dipendenti. Oltre all'obbligo legale, le aziende devono mantenere registri accurati e aggiornati, così facendo si possono evitare conflitti in futuro. Un datore di lavoro può fare riferimento ai record se sorgono problemi invece di fare affidamento sulla memoria o su supposizioni.

Informazioni di base e moduli amministrativi

I file del personale dovrebbero contenere le informazioni di base sul dipendente, le sue mansioni lavorative e i moduli fiscali. Gli elementi che soddisfano questa definizione includono il curriculum del dipendente, la lettera di presentazione, la domanda di lavoro, le lettere di referenza e il modulo IRS W-4. Conservare anche i moduli amministrativi, come il riconoscimento da parte del dipendente di aver ricevuto un manuale del dipendente, l'eventuale offerta formale di lavoro e una descrizione delle mansioni lavorative del dipendente.

Materiali ad alte prestazioni

I file dei dipendenti di solito contengono informazioni relative a quando un dipendente guadagna un aumento o riceve qualche altra forma di riconoscimento. È vero anche il contrario. Le registrazioni dovrebbero documentare i reclami dei clienti, i rimproveri o le azioni disciplinari intraprese nei confronti del dipendente. In questa sezione, mantieni altro materiale rilevante per le prestazioni del dipendente, come valutazioni periodiche, registrazioni delle presenze e promemoria relativi alle ore in cui tu e il dipendente vi siete incontrati per discutere dei problemi.

Articoli non inclusi

I datori di lavoro dovrebbero conservare file separati per le informazioni riservate. Di particolare interesse sono le cartelle cliniche dei dipendenti e i documenti relativi allo stato di cittadinanza del dipendente, come il modulo I-9s. Il datore di lavoro dovrebbe adottare misure adeguate per garantire che le informazioni riservate rimangano sicure e non siano disponibili per l'ispezione generale.

Suggerimenti per la conservazione dei registri

Ogni dipendente dovrebbe avere un file separato e il datore di lavoro dovrebbe conservare i file in un luogo sicuro e bloccato. L'azienda dovrebbe disporre di procedure per la revisione periodica dei file, in modo che il datore di lavoro possa aggiornare le nuove informazioni e rimuovere le vecchie informazioni se necessario. L'azienda dovrebbe conservare i file, anche se il dipendente lascia l'azienda. Le leggi statali possono avere regole specifiche sulla conservazione dei documenti; i datori di lavoro dovrebbero controllare le leggi locali prima di scartare qualsiasi cosa.