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Una fattura è un documento inviato da un venditore a un acquirente che richiede ufficialmente il pagamento di beni o servizi forniti. L'emissione di una fattura indica che l'acquirente deve ora saldare l'importo dovuto con il venditore secondo i termini di pagamento stabiliti. È importante seguire buone politiche e procedure di fatturazione per garantire un flusso regolare di fondi nell'azienda e anche per migliorare la gestione dei crediti.

Date

Le seguenti date dovrebbero essere incluse; la data di emissione della fattura, la data di consegna dei beni o servizi e la data entro la quale l'acquirente dovrebbe pagare. Queste date aiutano a tracciare i movimenti della fattura come i ritardi nella consegna, oltre a fornire altre informazioni come l'invecchiamento dei debiti.

Dettagli della Compagnia

La società di fatturazione deve mostrare il proprio nome, indirizzo fisico, numero di telefono, indirizzo e-mail, numero della società e numero di registrazione dell'IVA. Dovrebbero essere indicati anche i dati del cliente o della sua agenzia, anche se qui il nome e l'indirizzo sarebbero sufficienti. Questi dettagli facilitano la consegna e rendono efficiente la registrazione dei dati per entrambe le parti.

Numero di fattura

Ogni fattura deve avere un numero di fattura specifico. Per i conti attivi, normalmente sarebbero sequenziali poiché vengono emessi da un lato rispetto ai conti da pagare per fatture in entrata da diversi fornitori. Questo aiuta a archiviare in modo ordinato e funge da riferimento nel follow-up di account non regolati.

Modalità di pagamento

I clienti generalmente apprezzano conoscere i termini del loro fornitore. Dovrebbero essere stabiliti termini di pagamento chiari come il periodo di pagamento, l'importo lordo e l'importo dell'IVA dovuta. I clienti dovrebbero inoltre essere informati della gamma di metodi di pagamento e del nome esatto dell'azienda a cui effettuare il pagamento. Le sanzioni e le disposizioni legali per ritardato o mancato pagamento dovrebbero essere esplicitate nel documento.

Descrizione dei beni

Questa sezione fornisce le specifiche dei beni o servizi acquistati. Viene indicato il prezzo di ciascun articolo, nonché le quantità di ciascun articolo acquistato. Questo aiuta sia il venditore che l'acquirente a valutare se la somma totale indicata è corretta. Inoltre, mostra anche la ripartizione degli importi dovuti.