Come utilizzare la tecnologia per lavorare in modo più efficace

Per migliaia di anni, commercianti e uomini d'affari hanno utilizzato la tecnologia per semplificare la loro vita. Antichi frantoi per l'olio d'oliva forniscono la prova che i mercanti di migliaia di anni fa hanno migliorato la loro produzione utilizzando le ultime tecnologie. Gli operatori di borsa hanno utilizzato il nastro adesivo 140 anni fa per migliorare la qualità delle loro informazioni. Per 60 anni, le fotocopiatrici hanno consentito ai responsabili di progetto di far lavorare efficacemente i propri team. Le più recenti tecnologie odierne possono migliorare la produttività, migliorare il trasferimento delle informazioni e ottimizzare le prestazioni del team.

Azioni ripetitive

La tecnologia è pessima nel prendere decisioni, ma è brava a eseguire la stessa azione più e più volte, quindi cerca i punti della tua attività in cui le persone devono eseguire attività ripetitive. Metti la tecnologia al lavoro lì e metti le tue persone a lavorare usando il loro cervello. A seconda della linea di lavoro, sostituire le fasi di lavorazione ripetitive con la fusione, qualche altra formatura dei metalli o l'uso di macchine a controllo numerico computerizzato; aggiornare un processo di ricezione o prenotazione in modo che il personale del servizio clienti non debba reinserire le informazioni già presenti nel sistema; oppure consentire al sistema del punto vendita di integrarsi perfettamente con il sistema di contabilità in modo da generare automaticamente rapporti periodici.

Migliorare il trasferimento delle informazioni

L'efficacia organizzativa è spesso ridotta perché le informazioni non si fanno strada ovunque debbano essere. Lo scarso trasferimento di informazioni si avverte più direttamente nei team di progetto: team ad hoc o permanenti assemblati per svolgere un compito specifico. La tecnologia che può aiutare in quest'area nella tua azienda include un sito web per mantenere le informazioni aggiornate sugli obiettivi aziendali e lo stato di vari progetti e iniziative; uno strumento software di gestione remota del progetto per la gestione di un team distribuito geograficamente o in termini di orari di lavoro; o l'uso di strumenti di social media come Twitter per mantenere aggiornati tutti i membri del tuo team.

Migliorare la comunicazione

Quasi tutte le aziende possono trarre vantaggio da una migliore comunicazione, sia tra colleghi che tra personale e clienti. A volte questo può essere sotto forma di comunicazione immediata e in tempo reale, ma può anche includere informazioni registrate per servire come risorsa di formazione. Hardware o software di videoconferenza che ti consente di avere conversazioni "faccia a faccia" senza dover viaggiare, sia in città che in tutto il mondo; software di condivisione del desktop che ti consente di condividere il tuo desktop con qualcuno su Internet o registrare le tue azioni per una visualizzazione successiva; o apparecchiature video per registrare un processo o una procedura che sarà quindi una risorsa per educare i tuoi clienti o formare nuovi dipendenti possono migliorare la comunicazione nella tua azienda.

Tecnologia per aiutare la progettazione

Se il tuo lavoro prevede la progettazione di qualsiasi cosa - mobili, case, chip per computer, laser - puoi trovare strumenti di progettazione che semplificano il processo di progettazione. Ci sono strumenti per aiutarti con il design stesso, strumenti per aiutarti a visualizzare il tuo design e strumenti per prevedere le prestazioni del tuo design. Alcuni esempi di questi strumenti di progettazione sono software di layout che può aiutarti a posizionare mobili all'interno di una casa, posizionare regioni di semiconduttori in un microcircuito o tracciare una sceneggiatura per un film; una stampante 3-D, chiamata anche macchina di prototipazione rapida, che può realizzare un modello di parti fisiche progettate dall'utente; e un software di analisi che prevede le prestazioni del tuo progetto, che si tratti di una lampada o di un ponte.

Quando adottare una nuova tecnologia?

Quando si tratta di adottare una nuova tecnologia c'è sempre una questione di rapporto costi-benefici. Una lavatrice automatizzata per finestre può sollevarti dal doverlo fare da solo, ma se stai spendendo $ 80.000 per risparmiare cinque minuti di lavoro ogni giorno, non ne vale la pena. C'è anche un'altra domanda da porsi: quanto è matura la tecnologia? Se la tecnologia è nuova, anche se ti farà risparmiare tempo e denaro, stai correndo il rischio che la tecnologia rimanga praticabile e sia supportata per tutta la durata delle tue necessità. Questo non vuol dire che non dovresti adottare una nuova tecnologia, valuta solo il rischio che possa appassire.