Etichetta del fax

L'invio di materiale aziendale tramite fax è diventato in gran parte computerizzato, sebbene le regole dell'etichetta di comunicazione aziendale siano ancora valide. Questo per garantire una presentazione professionale e che i tuoi fax arrivino ai destinatari previsti e le informazioni riservate siano mantenute private. L'etichetta del fax aiuta anche a stabilire regole e linee guida interne per semplificare il processo di invio di fax.

Identificatori fax in uscita

Sia che si invii un fax elettronicamente o tramite fax, ogni fax deve sempre essere accompagnato da informazioni di identificazione. Ciò dovrebbe includere il nome e il logo della società, le informazioni di contatto e il nome della persona che invia il fax. Includere anche la data di trasmissione del fax, la natura e le dimensioni dell'allegato e una nota che indichi il motivo del fax.

No spamming

Non utilizzare il tuo fax per inviare spam o annunci non richiesti: irriteranno solo i tuoi clienti. Limita i fax alle informazioni richieste e agli aggiornamenti occasionali di notizie e mantieni brevi i fax non richiesti: una o due pagine al massimo. Allo stesso modo, proteggi il tuo numero di fax in modo da non essere spammato. Questo può bloccare la macchina e sprecare carta e inchiostro. Fornisci il tuo numero di fax solo se necessario e scoraggia l'invio di fax personali da parte dei dipendenti.

Proteggi le informazioni riservate

Non passare il mouse quando altri stanno inviando fax e quando vedi un nuovo fax nel vassoio, rimuovilo, capovolgilo, mettilo nella posta in arrivo del destinatario o consegnalo personalmente. Ciò contribuirà a mantenere riservate le informazioni private. Dare priorità all'uso del fax, se necessario, per garantire che le esigenze di invio e ricezione immediate siano coperte per prime.

Regola l'invio di fax

Se possibile, affidare i fax in entrata e in uscita a un assistente amministrativo che può dare la priorità alle esigenze dei fax e garantire che i documenti arrivino dove stanno andando. Ciò elimina la necessità per il personale di attendere in fila per il fax, controllare regolarmente la macchina o controllare la posizione. Avere una persona responsabile di questa attività può semplificare le operazioni e rendere più efficiente l'invio di fax.

Quando non inviare fax

Ricorda che i fax hanno il potenziale per essere visti da più occhi di quelli che appartengono al nome sulla copertina. Non inviare via fax informazioni private, come registri del personale o dati finanziari dell'azienda che potrebbero essere potenzialmente dannosi nelle mani sbagliate. Considera la consegna durante la notte o anche la posta ordinaria per questo tipo di dati.