Nozioni di base sulla gestione dei contratti

Gli imprenditori hanno importanti funzioni da svolgere quando si tratta di gestire i contratti che stipulano con fornitori, clienti e dipendenti. Il campo della gestione dei contratti cerca di fornire uno schema di base di suggerimenti e strumenti per assistere i manager nella negoziazione dei termini, nella scrittura dei contratti, nel garantire la conformità e nel riportare i risultati. Ci sono nove passaggi nel processo di gestione del contratto.

Invito a trattare

Il processo di gestione dei contratti inizia quando le aziende emettono un "invito a trattare". Questo termine legale significa semplicemente che l'azienda è disposta a ricevere offerte su prodotti o servizi, che sta cercando di assumere un nuovo dipendente o che vuole stipulare un accordo con un fornitore. In altre parole, l'azienda è pronta a stipulare un contratto per un motivo specifico.

Creazione del contratto

Una volta che un invito a trattare è evidente, l'azienda può accettare offerte per il potenziale contratto. Un dipendente può entrare per una posizione disponibile o un venditore può presentare un'offerta per fornire un servizio all'azienda, ad esempio. L'azienda ora può iniziare a scrivere il contratto in base a termini e condizioni adatti all'accordo. Questi termini possono essere dettati dalla legge e talvolta sono specifici della situazione. La legge richiede che ai dipendenti venga pagato un salario minimo, ad esempio, e questo deve essere riflesso nel contratto. Sebbene i contratti possano essere stipulati anche verbalmente, la maggior parte delle aziende stipula contratti scritti o scritti per evitare insidie ‚Äč‚Äčlegali che possono sorgere con accordi verbali. La tua azienda potrebbe prendere in considerazione la consulenza di un avvocato nella redazione di un contratto per garantire che il linguaggio legale sia legittimo e accurato.

negoziazione

La negoziazione spesso avviene contemporaneamente alla creazione del contratto. Entrambe le parti dell'accordo discutono i termini e le condizioni e decidono su una serie di promesse e obblighi reciprocamente accettabili. Il diritto contrattuale richiede che ci sia un accordo tra le parti di un contratto. Ciò significa che ciascuna parte deve dare o scambiare qualcosa a beneficio dell'altra. Quando vendi un prodotto a un cliente, ad esempio, il cliente ottiene il vantaggio dell'articolo e tu ottieni il vantaggio delle entrate.

Accettazione

La fase di accettazione del processo di gestione del contratto è spesso la più frustrante in quanto una o entrambe le parti potrebbero non essere soddisfatte dei termini e delle condizioni delineati nel contratto. Se vendi prodotti o servizi, potresti non riscontrare questo tipo di problema, poiché il cliente acquisterà il prodotto o meno. Tuttavia, se hai a che fare con fornitori o con l'assunzione di dipendenti, potresti dover tornare alla fase di negoziazione prima che il contratto venga accettato.

Esecuzione

Le parti che accettano un contratto in genere fanno qualcosa per indicare l'accettazione. Questa si chiama esecuzione. In un contratto scritto, l'esecuzione avviene quando entrambe le parti firmano il contratto, spesso davanti a un testimone. Nei contratti verbali, l'esecuzione avviene normalmente quando una parte dà denaro in cambio di un prodotto o servizio dall'altra. In un contratto di servizio, l'esecuzione comporta anche l'adempimento dei doveri o degli obblighi previsti dal contratto. Se assumi qualcuno per imbiancare il tuo ufficio, ad esempio, deve farlo entro i termini e i limiti previsti dal contratto.

Garantire la conformità

Il responsabile del contratto o l'imprenditore devono preoccuparsi di assicurarsi che tutti i termini e le condizioni del contratto siano rispettati da entrambe le parti. Se una delle parti non si attiene alla sua parte dell'accordo, l'altra parte può citare in giudizio per violazione del contratto, il che può essere costoso. Questa fase del processo è forse la più importante da tenere d'occhio.

Modifica del contratto

A volte, una o entrambe le parti del contratto ritengono necessario modificarne i termini o le condizioni. Il pittore che hai assunto potrebbe aver bisogno di qualche giorno in più per completare il lavoro, oppure potresti decidere di dare un aumento ai tuoi dipendenti. In questi casi, in genere viene emesso un nuovo contratto.

Auditing e Reporting

La maggior parte delle aziende effettua audit trimestrali, semestrali o annuali. Questi audit danno all'azienda la possibilità di assicurarsi che tutti i contratti per quel periodo di tempo siano stati completati correttamente e che tutti i debiti insoluti siano presi in considerazione. Il tuo consiglio di amministrazione, gli investitori o altri stakeholder chiave potrebbero anche richiedere un rapporto sui tuoi impegni contrattuali completati e in corso; il processo di auditing ti dà la possibilità di raccogliere i documenti per dimostrare come hai speso denaro e allocato risorse.

Rinnovo del contratto

Se desideri continuare a utilizzare un determinato fornitore, devi rivedere e rinnovare periodicamente il contratto. Potrebbe essere necessario ripetere la procedura del contratto per garantire che tutti siano sulla stessa pagina su compensazione, termini e condizioni.