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Puoi coinvolgere efficacemente dipendenti e clienti durante le riunioni avendo a portata di mano ausili visivi per dimostrare i tuoi punti e focalizzare la loro attenzione. È difficile per chiunque rimanere interessato se un incontro consiste in una persona che tiene lunghe conferenze su un singolo argomento. Invece, proietta immagini, come grafici, su uno schermo o distribuisci volantini accattivanti per mantenere il tuo pubblico concentrato.

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Scrivi un ordine del giorno per la riunione, delineando chiaramente ogni argomento da trattare o ogni presentazione da fare. Inviare l'ordine del giorno per posta elettronica ai partecipanti un giorno o due in anticipo e disporre di copie cartacee da distribuire all'inizio della riunione. Un ordine del giorno aiuterà a mantenere la riunione in pista.

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Crea una presentazione per accompagnare le presentazioni che fai durante la riunione. Usa grafici che mostrano chiaramente i dati di cui parlerai con i partecipanti. Ad esempio, se stai discutendo del numero di vendite che il tuo negozio effettua ogni mese, crea un grafico a barre che rappresenti le vendite mese per mese.

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Prepara volantini degli stessi ausili visivi che mostri con le diapositive e distribuiscili durante la riunione. I partecipanti possono prendere appunti direttamente sulle dispense, quindi consultare facilmente le informazioni in un secondo momento.

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Usa un blocco note o una lavagna per raccogliere idee durante la riunione. Chiedi a una persona di fare da scriba e consegnagli un pennarello. Chiedigli di scrivere l'idea centrale al centro del blocco note o della lavagna, quindi traccia delle linee che collegano altre idee che il team ha in mente. Il tuo compito è dirigere la sessione di idee e mantenere le cose in movimento. Alla fine della riunione, scatta una foto della lavagna e inviala per e-mail ai partecipanti.

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Usa il video per far capire il tuo punto di vista. Se la tua riunione è per esaminare il feedback dei clienti, riproduci video di interviste con i clienti o una sessione di focus group in modo che tu e i tuoi dipendenti possiate capire chiaramente cosa pensano le persone. Quindi pensa a nuovi modi per soddisfare le richieste dei clienti. Se stai valutando una nuova campagna pubblicitaria, riproduci video di potenziali spot pubblicitari e discuti quale funziona meglio. Se stai sviluppando idee per annunci pubblicitari, prendi in considerazione lo screening di video di annunci che ritenevi funzionassero bene e chiedi al team di discutere i pro e i contro di ciascuno di essi.