Come gestire e controllare le carte di approvvigionamento aziendale

Il principio contabile generalmente accettato n. 1 vieta ai proprietari di piccole imprese di mescolare fondi personali e aziendali. Le carte di approvvigionamento aziendale, che per una piccola impresa sono più spesso una carta di credito aziendale, sono una soluzione che offre vantaggi oltre a garantire che l'azienda sia conforme alle linee guida GAAP. Una rigorosa politica di gestione delle carte di credito e controlli periodici e casuali sono fondamentali per garantire che l'emissione di appalti o carte di credito rimanga una decisione aziendale intelligente.

Implementare controlli preventivi

Più un'azienda controlla ciò che i dipendenti possono e non possono acquistare utilizzando le carte di credito, meglio sarà in grado di gestire le transazioni con carta di credito. Inizia stabilendo controlli che scoraggiano i dipendenti dal tentare di utilizzare un biglietto da visita per uso personale. Collabora con la società della carta di credito per non consentire transazioni di anticipo in contanti e acquisti presso determinate attività commerciali, come un negozio di liquori, un negozio di abbigliamento o un cinema. Imposta un limite di spesa mensile su ciascuna carta in base a una ragionevole aspettativa di ciò che i dipendenti possono spendere in genere in base ai loro ruoli e doveri. Fare riferimento a un controllo dei precedenti penali prima dell'assunzione o considerare di condurre un controllo dei precedenti prima di rilasciare a qualsiasi dipendente nuovo o esistente una carta di credito aziendale.

Educare i dipendenti

Stabilisci aspettative chiare tramite una politica scritta sulla carta di credito e fornisci formazione formale ai dipendenti prima di rilasciare loro le carte di credito, nonché una formazione di aggiornamento annuale. Una politica della carta di credito dovrebbe identificare chi è idoneo a ricevere una carta di credito aziendale, definire le responsabilità associate all'uso della carta e delineare la politica aziendale in materia di uso improprio della carta di credito. Le linee guida sull'idoneità possono, ad esempio, affermare che un dipendente in possesso di una carta deve consegnarla se il dipendente viene inserito in un programma di azioni correttive per un motivo correlato alle prestazioni. Le responsabilità possono includere l'autorizzazione all'acquisto e delineare un processo di consegna della ricevuta della carta di credito. Fornire a ciascun dipendente una copia della polizza e richiedere a ciascuno di firmare la propria tessera al termine della formazione iniziale o di aggiornamento.

Revisione mensile dell'account

Effettua un controllo mensile dell'utilizzo della carta di credito riconciliando gli estratti conto mensili della carta di credito subito dopo il ricevimento. Controlla il saldo di ogni carta e confronta le ricevute che i dipendenti consegnano con quelle sull'estratto conto della carta di credito. Concentrati in particolare sulla data e l'ora, l'articolo o gli articoli acquistati e se l'acquisto è stato autorizzato. Dopo aver riconciliato ogni singolo account, genera un report mensile che identifichi le tendenze di spesa, gli importi spesi in base al commerciante ed eventuali segnali di allarme che potrebbero indicare un tentativo di frode con carta di credito.

Audit investigativo

Indagare su eventuali transazioni insolite, di alto valore in dollari o non autorizzate scoperte in una verifica mensile del conto conducendo una verifica investigativa. In alcuni casi, ciò potrebbe richiedere solo a un dipendente di fornire una spiegazione più dettagliata di una transazione o del motivo alla base di un acquisto aziendale. In altri casi, come quando un dipendente è sospettato di violare la politica della carta di credito, potrebbe essere necessario un controllo più dettagliato. Un controllo dettagliato o un'indagine sulla frode inizia determinando chi ha richiesto o autorizzato la transazione e raccogliendo informazioni come la posizione attuale dell'articolo. Successivamente, intervista il dipendente del titolare della carta, il supervisore del dipartimento e, se possibile, il venditore o il commerciante per ottenere maggiori dettagli sull'acquisto.