Linee guida per lo sviluppo di una richiesta di offerta

Le richieste di proposte forniscono le informazioni necessarie ai fornitori e ai fornitori per presentare una proposta e un'offerta per il progetto imminente. I dettagli sono importanti quando scrivi una RFP. Maggiori sono i dettagli, maggiore è la probabilità che una o più RFP soddisfino le tue esigenze. Prima di iniziare a scrivere la tua richiesta di proposta, prepara una bozza di tutte le informazioni di cui avrai bisogno.

Alcune informazioni di base

Fornisci informazioni di base sulla tua azienda, inclusi cronologia, prodotti o servizi, statistiche, punti di forza, punti deboli e dati demografici. Una dichiarazione di intenti spiega quale tipo di prodotto o servizio necessita la tua azienda e perché. Seguilo con le informazioni sugli obiettivi del progetto e spiega come questi obiettivi soddisferanno una particolare esigenza nella tua azienda. Una sezione sugli stakeholder che trarranno beneficio dal progetto, comprese le dimensioni del gruppo o le caratteristiche speciali, aiuta gli autori delle proposte a capire come il progetto si adatta al lavoro svolto dalla tua azienda.

Ciò che vuoi

Specificare i risultati finali che devono essere inclusi nella proposta. Sebbene includere risultati tangibili, come 20 nuove postazioni di lavoro, sia importante, non dimenticare gli intangibili. I risultati includono anche le tue aspettative su come il nuovo prodotto o servizio aiuterà la tua azienda. Ad esempio, se la tua azienda sceglie un'azienda per fornire software personalizzato, un risultato finale potrebbe indicare che il software deve consentire la migrazione senza interruzioni dei dati dal tuo vecchio sistema. Se non disponi di risultati finali specifici e stai cercando idee per risolvere un problema o un'esigenza, utilizza questa sezione per chiedere ai fornitori di fornire le proprie soluzioni.

Requisiti del progetto

I fornitori hanno bisogno di quante più informazioni possibili per fornire proposte accurate. Fai sapere loro quando ti aspetti che il progetto inizi e finisca, l'ammontare del tuo budget, i dettagli di fatturazione e gli incentivi o le penalità. Potresti anche includere date target per il completamento di ogni fase del progetto, impostare standard di prestazione e descrivere come monitorerai i progressi del fornitore. Informare i fornitori di eventuali requisiti speciali. Potresti richiedere ai fornitori di seguire lo stesso tipo di pratiche di assunzione della tua azienda o agenzia o potresti richiedere loro di possedere determinate licenze professionali.

Sei un vincitore

Spiega cosa devono fare i fornitori per inviare una proposta nella sezione formato. Uno schema delle sezioni richieste è utile, così come una guida di stile se hai bisogno di proposte in un certo formato o carattere. Fornire informazioni su chi deve essere presentata la proposta e la scadenza per le proposte. Come parte della proposta, potresti chiedere alle aziende di fornire dettagli di base, come storia aziendale, dirigenti, referenze, esperienza con progetti simili e informazioni sul team che lavorerebbe al tuo progetto. Crea una sezione dei criteri di valutazione per far sapere ai fornitori come sceglierai la proposta vincente e quando verranno informati se sono stati scelti.